Инструкция по бронированию отелей в системе VEDI Quick Book:

1. Поиск и бронирование отелей
1.1. Выбор основных критериев поиска
Перед Вами основная форма:

- выбор города

В основном списке (справа) представлены наиболее популярные города. Чтобы выбрать нужный, достаточно нажать на него, и он отобразится в строке выбора. Если Вы не нашли в существующем списке нужный город, начните вводить его название в поле «Выбор города» (справа).

- даты заезда и выезда

Здесь выбираются желаемые даты размещения в отеле. Для этого достаточно в правом меню выбрать нужный месяц, а также даты заезда и выезда.

- тип номера

Важный параметр поиска - это указание нужного типа комнаты.

Добавляя нужное количество взрослых и детей, Вы можете изменять тип размещения:

«SGL» - Single/Сингл – одноместный номер с одной кроватью
«DBL» – Double/Дабл - двухместный номер с одной двуспальной кроватью
«TWIN» – Твин - двухместный номер с двумя отдельными кроватями
«TRPL» - Triple/Трипл – трехместный номер (*три спальных места)
«QRPL» – Quadriple/Квадрипл - четырехместный номер (*четыре спальных места)
«DBL + EX.BED» - Дабл + Экстра бэд - двухместный номер с одной двуспальной кроватью + дополнительная кровать на третьего взрослого (обычно старше 12-ти лет)
«TWIN + CHD» – двухместный номер с двумя отдельными кроватями + ребенок
«DOUBLE + CHD» – двухместный номер с одной двуспальной кроватью + ребенок *

*Важно отметить, что это не всегда означает наличие отдельных  кроватей (если это обязательное условие для туристов, то просим вносить соответствующее примечание в уже оформленные заказы)

Важно! При добавлении ребенка в номер укажите его возраст. Обычно возрастные категории разделяются, исходя из количества полных лет туриста на момент совершения поездки.

Инфанты: от 0 до 2 лет
Дети: от 2 до 12 лет (иногда до 18 лет)
Взрослые: старше 12 лет (иногда старше 18 лет)

- категория отеля

Если Вам известна желаемая категория отеля, то ее можно заранее указать для ускорения поиска. Просто выберите в поле нужное количество звезд.

- название отеля

Если Вам известен нужный отель, то нажмите на кнопку «Выбор отеля» и в поле справа начните вводить название. Система быстро предложит имеющиеся варианты. Также можно отобразить полный список отелей в выбранном городе.

- поиск по конкретному поставщику, наличию мест и услуг в отеле

Система позволяет заранее задать параметры поиска только для отелей, в которых есть места в настоящий момент. Для этого поставьте галочку в поле «Только предложения с моментальным подтверждением».

Отели, которые предлагаются системой «под запрос», не всегда подтверждаются, и подобные бронирования могут обрабатываться поставщиком в течение 48 часов.

Чтобы осуществить поиск по конкретному поставщику услуг, достаточно нажать на кнопку «Все» под строкой меню «Поставщик» и в открывшемся правом меню выбрать нужного партнера из списка.

Если Вам важны отели с наличием определенных услуг, это можно отметить в дополнительных условиях поиска, проставив галочки рядом с нужными услугами в правом меню.

По окончании ввода всех интересующих вас параметров, нажмите кнопку «Найти».

Важно! Чем подробнее и полнее Вы заполните параметры поиска, тем быстрее и эффективнее система найдет для вас нужные варианты.

1.2. Результат поиска

Перед Вами список отелей, отвечающий параметрам заданного поиска.

Как правило, предложения будут отображаться от наиболее экономичного варианта по цене к более дорогому. Нажав на кнопку сортировки «по цене», можно изменить порядок отображения от самого дорогого, наоборот, к самому экономичному.

Можно также отфильтровать результаты поиска по названию отеля (тогда список будет показываться в алфавитном порядке) и осуществить сортировку результатов по рейтингу отелей.

Карта Google дает возможность увидеть все результаты поиска на карте города. Для этого нужно изменить отображение результатов «Списком», переключившись на вкладку «На карте».

Каждому цвету иконки соответствует определенная категория отеля: светло-желтый - 2*, желтый – 3*, оранжевый - 4*,красный – 5*. Нажав на любую иконку, Вы можете увидеть краткую информацию об отеле (название, рейтинг, стоимость) и перейти на его ценовое предложение.

В окне результата поиска по каждому отелю будут указаны:

1) название отеля, нажав на которое Вы перейдете на страницу с подробной информацией и фотогалереей данного отеля.

2) категория отеля (звездность), тип номера (с типом питания), адрес, краткое описание, поставщик, рейтинг отеля и стоимость.

3) специальные иконки помогут Вам быстро сориентироваться в результатах поиска по каждому отелю:

V – Наличие визовой поддержки по выбранной стране

Ok/Rq (наличие мест) – мгновенное подтверждение / отель «под запрос»,

A – условия аннуляции (нажав на иконку, можно проверить штрафные санкции по отелю).

4) кликнув на ссылку ”Все размещения”, Вы увидите другие доступные предложения от всех поставщиков по данному отелю.

1.3. Изменение критериев поиска:

Над результатами поиска Вы можете видеть подменю, которое позволяет корректировать некоторые критерии поиска: диапазон стоимости, валюту, категорию отеля, наличие отелей на мгновенном подтверждении или «под запрос». Чтобы поменять один из критериев, необходимо после внесения изменений нажать кнопку «Применить».



Чтобы задать поиск по совершенно другим параметрам (другому городу, датам, типу номера), необходимо нажать на кнопку«изменить критерии» в левом меню (где отражаются все параметры Вашего поиска).

2. Бронирование.

Выбрав нужный отель, нажмите кнопку «Забронировать».

Далее перед Вами откроется окно бронирования, где содержится вся информация по Вашему заказу (название и адрес отеля, условия отмены бронирования, даты заезда,  тип номера и.т.д).

Важно! Перед завершением бронирования внимательно ознакомьтесь со штрафными санкциями по заказу. Они вступят в силу сразу после его оформления.

Для продолжения процедуры бронирования необходимо заполнить данные туристов: имена и фамилии (на латинице, как в заграничном паспорте), если нужна страховка или визовая поддержка – паспортные данные (поставив галочку на визе или страховке, откроется дополнительное окно для ввода данных).

В нижнем поле заказа необходимо заполнить данные человека, на которого оформляется бронирование, указав его адрес электронной почты и телефон для связи. Если турист и лицо, на которое оформляется бронирование, совпадают, то данные можно выбрать из списка уже заведенных туристов.

Если все параметры заказа верны, то нажмите кнопку «Забронировать».

Завершив бронирование, Вы автоматически перейдете в Ваш Личный Кабинет.

3. Работа с забронированными заказами

3.1. Личный кабинет
Здесь Вы видите полную информацию о Ваших заказах:

1) Номер заказа (он соответствует номеру заявки в Мастер-туре), размер агентской комиссии, итоговую сумму к оплате и дату автоаннуляции заказа (если до этого числа по заказу не поступит оплата, то он автоматически аннулируется).

2) В правом меню Вам доступны (в зависимости от статуса заказа) следующие документы:

- счет для безналичной оплаты

- лист бронирования (подтверждение-счет для наличной оплаты)

- памятка туристу по стране и список необходимых документов для визы.

3) Способы оплаты заказа:

- безналичная оплата (по счету)

- оплата с депозита (при положительном балансе)

3.2 Внесение изменений или отмена бронирования:

1)  Отменить уже совершенное бронирование Вы можете, зайдя в свою заявку в Личном Кабинете. В правом меню нажмите кнопку «Аннулировать». При удачной аннуляции (без штрафных санкций) статус Вашей заявки поменяется на «Аннулировано».

2)  Если Вам необходимо внести какие-то изменения в оформленный заказ (изменить даты поездки, поменять фамилии туристов, внести ремарки к бронированию, поменять тип номера и т.д..) Вы можете связаться с ведущим менеджером заказа, отправив примечание в соответствующем бронировании.

3.3 Распечатка ваучеров по заказу

После полной оплаты заказа и его статуса «ОК» в личном кабинете Вы можете распечатать ваучер на забронированные услуги, нажав на кнопку «Ваучер». В ваучере Вы найдете полную информацию по забронированному отелю (даты, название, адрес и телефоны, партнер, предоставляющий данное размещение).

Также в личном кабинете Вы найдете памятку, в которой указана полезная информация для каждой страны пребывания. Здесь же в памятке будет указан телефон для экстренной связи с нашим сотрудником.

ВАЖНО! Просим Вас предоставлять Вашим клиентам оригинальный ваучер от поставщика для заселения в отели.